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お役立ちコラム

ビジネスフォン(多機能電話)の便利な8つの機能

これまでの当コラムでは、単独電話機によるターミナルアダプター(TA)の活用といったシンプルな電話構成をご紹介してきましたが、今回は設置型のビジネスフォンをテーマに取り上げてみたいと思います。

 

ビジネスフォン導入のメリットと8つの代表的な機能

使い方によっては、テレアポの経費削減に大きな効果がありますので、企業のご担当者様はぜひご一読下さい。

 

 

【ビジネスフォン導入のメリット】

 

ビジネスフォンは、昔は高価で導入にはリースが必要であったりとハードルが高いイメージでしたが、現在では中古のビジネスフォンもあり、徐々に導入しやすくなってきています。

 

ビジネスフォンの導入メリットは、複数の回線を収容できたり電話機を何台もつけられることができたりするほか、家庭用電話機にはない様々な機能が盛りだくさんで、ビジネスを効率化できるということが挙げられます。

 

ビジネスフォンも家庭用電話機と同じように、色々なメーカーから発売されております。

 

  • NTT
  • SAXA
  • NEC
  • HITACHI
  • IWATSU
  • Panasonic

 

などが有名どころですね。一口にビジネスフォンといえども、各社で様々な機種を出しており、それぞれ機能や特徴が違います。

 

 

1. 回線を効率的に利用できるビジネスフォン

 

豊富な機能をもつビジネスフォンですが、家庭用電話機との最大の違いはなんといっても電話機を多く設置できるという点でしょう。

 

限られた回線をできるだけ多くの電話機が利用することにより、固定電話機の通話料金を大幅にコスト削減できます。

 

▼詳しくはこちらをご覧下さい
要確認!ビジネスフォンご利用状況の最適化チェック

 

 

2. 管理と教育に必須なモニタリング機能

 

また、利用できる機能の中には、CTIシステムでも多く取り入れられているモニタリングという機能もあります。

※モニタリングとは、電話機の会話の内容を別の電話機から聞くことを指します。

 

▼CTIシステムのモニタリング機能はこちらをご覧ください
コール効率を上げたいならCTI!そのメリットとデメリット

 

管理者がモニタリングしながら指導することで、テレフォンアポインターの教育を適切に行うことができます。ただ、これは現状のコールセンターのSV様にとっては実は悩みの種かもしれませんね。

 

ただのダメ出しではモチベーションの低下を招き、生産性は下がります。ほめて伸ばす場合でもベクトルを間違えれば、勘違いして改善しなくなる可能性もあります。

 

ですが、適切な教育を進めていけば一人当たりの生産性を上げることができるので、間違いなく人件費のコスト削減につながります。

 

 

3. 保留機能(パーク保留)

 

さて、次に思い浮かぶ機能としては、企業様の電話では不可欠な保留の機能ではないでしょうか。

 

これまでご紹介してきたターミナルアダプター(TA)の活用では、保留してほかの方へ電話をつなぎたい場合、保留したその電話機で電話に出ていただく必要がありました。

 

▼詳しくはこちらをご覧ください
新規事業でテレアポを始める!最適な電話機等の構成:ターミナルアダプター編

 

しかし、ビジネスフォンなら保留した電話機ではなく、他の電話機から電話を代わることが可能です。

 

 

ちなみに、保留機能には何種類かありますが、一般的に用いられている保留機能はパーク保留です。

 

パーク保留とは、あらかじめ保留用のボタンを電話機に割り付けておき、かかってきた電話をボタンに保留にするもので、すべての電話機で受けることができるというものです。

 

言葉で説明すると難しいですが、企業様で使用されているビジネスフォンのほとんどの保留がこの方法を取っているので、オフィスをイメージしていただけると分かりやすいでしょう。

 

 

4. 内線通話機能

 

内線通話については皆様よくご存知だと思います。話をしたい人が別の部屋やフロア違いだった場合などで、内線で呼び出しを行い、通話ができるといった機能です。

 

席が離れていて、用件が電話で事足りる場合には便利な機能ですね。通話料がかからないのでコストの心配も要りません。

 

さらに最近では、同一機種を用いてインターネット環境(VPN)を活用すれば、拠点が違っても内線通話が可能となっています。

 

例えば、東京と北海道に拠点があった場合、

 

  1. 東京にかかってきた外線電話を北海道の担当者へ内線でつなぐ
  2. そのまま東京にかかってきた外線を北海道の担当者が通話をする

 

などといったこともできています。

大規模なコールセンターはこの方法をとることで、通話料金はもちろん、人件費やオフィスの家賃などの様々な経費を削減しています。

 

また「電話番号ごとにそれぞれの部署名を名乗らなけれないけない」などの問題なら、ボタンの割付を分ければ解決します。

 

例えば、

 

  • 代表番号はボタンの1~2番
  • 営業部はボタンの3~4番
  • お客様窓口は5~6番

 

といったように割り当てます。

 

ここで注意点しなければならないのは「あふれ呼」という現象を起こさせないことです。あふれ呼を起こすと通話ができない人が出てきますので、ボタン数は着信の数を見越して設定を行ってください。

 

※ あふれ呼とはコールセンターの用語で、電話回線に通話が集中して、回線が溢れてしまうことを指します。

 

 

5. 電話帳機能

 

コールセンターばかりではなく事務所でのご利用ということであれば、電話帳機能も良い機能だと思います。

よく電話をかける相手先の社名や電話番号を登録しておくだけで、ボタンひとつで電話をかけることができますので、とても効率的ですね。

 

さらに、登録された番号であれば、着信時に誰(会社)からかかってきたのかもわかります。

 

受け手側も架け手側も対応時間を短縮できますので、時間を削減して作業効率を上げることができますね。

 

 

6. 受付電話機の設置

 

また、ターミナルアダプター(TA)の活用では実現できないことで、ビジネスフォンには受付電話機を設置できるという強みがあります。

 

受付電話機を置く場所は会社のエントランスになりますので、会社の顔にもなります。

 

受付の電話機といえば、ヤコブ・イェンセンの電話機が有名ではないでしょうか。受話器をとると、受話器本体にボタンが付いていたりするようなデザイン電話機です。

 

他にも様々な受付電話機があり、最近では液晶画面から呼び出すというものも出てきています。いずれも見た目にもスタイリッシュなものが多く、会社に訪れた方へのイメージアップにも一役買っています。

 

 

7. 発信時規制登録機能

 

また、発信規制登録という機能があります(メーカーや機種により対応していないものもあります)。

 

例えば営業電話をかけていると「もうかけてこないでほしい」と、クレームのように言われてしまうケースがありますね。

そのような場合は、その番号を登録しておくことにより、仮に間違ってかけてしまってもビジネスフォン側で発信ができないようにできるのです。

 

営業をしている会社様で、手掛けで電話をしている場合には、思わぬトラブルを防止できるとても便利な機能です。

 

 

8. 留守番電話機能

 

家庭用電話機でも留守番電話機能はありますが、ビジネスフォンの場合には、

 

  • 留守番電話を数種類録音、設定できる
  • 指定時間、指定の曜日や祝日だけ留守にする

 

という機能があります。これにより、

 

  • 営業時間外と休業日の内容を変える
  • いちいち設定する手間や、留守電のし忘れがなくなる

 

などが可能となっています。

 

 

【デメリットも把握して導入を考えよう】

 

さて、ビジネスフォンのメリットばかりを説明してきましたが、もちろんメリットの裏にはデメリットもあります。

 

まずターミナルアダプター(TA)の活用との大きな違いとして、お客様ご自身での配線や設定ができないということが挙げられます。基本的には、専門の工事員による設定や配線が必要です。

 

それにともない、購入の際には機器代だけではなく工事費もかかることになりますので、機能と費用を比較して、どのタイミングで導入するのがベストかを慎重に検討すると良いでしょう。

 

もちろん当社でもお見積りや対応が可能ですので、お気軽にドリームソリューションへお問い合わせいただければと思います。

 

ドリームソリューションでは、お客様のビジネスやご利用環境、ご予算に最適なご提案をさせて頂きます。

 

▼お気軽にお問い合わせ下さい。

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