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お役立ちコラム

企業の電話代かかりすぎ?通信コストを見直そう!

経費を削減したい、見直したい…。企業様、法人様の永遠のテーマですね。総務部の方がコピー用紙を節約したり宅配便の出し方を工夫したり、節電をしたり。

コスト削減の方法は様々ですが、中でもちょっとわかりにくいのが通信費、電話代ではないでしょうか。

 

今回は業種やビジネスモデル、電話を使うシーンから、現在の通信費が適切か、かかりすぎていたらどのように削減すれば良いかを説明します。

 

企業、法人の通信コスト、電話代を見直そう

通信技術の発達で、国外とのビジネス上のやりとりも珍しいことではなくなりました。

 

 

【業種、ビジネスモデルから見てみよう】

 

電話代や通信費はその業種や規模、ビジネスモデルによって全く違います。例えばIT企業ですとメールやチャットがメインで、あまり電話を使わなかったりしますよね。

 

でも、小売店様やメーカー様など、常にユーザー様(お客様)とリアルタイムでやりとりする業界では、やはり通信手段は電話が主になります。

 

 

【企業で電話を使うシーンを見極めよう】

 

さて、企業で電話を使うシーンです。もっとも電話を多くかけるのは次の二つのケースがあると思います。

 

■社外へかけるケース

 

社外へかけるもっとも多いケースは営業部だと思います。新規顧客開拓のテレアポや、既存顧客へのフォロー対応等、商品やサービスの営業目的はもちろん、在庫や仕入れなどで卸業者様などに電話するケースもあります。

 

■社内へかけるケース

 

社内、ビジネスフォンでいう「内線」をかける部署は総務部や、営業部でも営業事務などのデスクワークの方がメインとなります。

 

 

【社外へかけるケースでの通信費の削減】

 

社外へかけるケースが多い場合はまず以下を確認しましょう。

 

■固定電話から固定電話

 

固定電話から固定電話への通話の場合、一般的なNTTひかり電話の料金形態は全国一律3分8円となっております。

 

「3分通話するまでは8円(3分1秒になると16円)」というのは、長時間通話であればメリットは大きいです。

 

しかし、現在は、法人同士の電話のやりとりは、既存のお取引先様同士でも、よりピンポイント、用件のみの短い通話がほとんどになってきています。これはメールなど、インターネット上でのやり取りが主流になっていますので自然な傾向であると言えます。

 

さらに、新規顧客へのアプローチ等、営業部で利用する場合は、より短くなるケースが多いです。

 

そのため、現状が3分課金をご利用中でしたら「1秒課金や1分課金のプランにしたらいくらになるか?」というシミュレーションをぜひ一度してみて下さい。

 

3分というのは意外と長いものです。通話時間を計ったことがなければ、試しに2~3回でも通話の時間を計ってみてください。数分話していたと思い込んでいた通話が実は1分程度だった、ということはありがちなのです。

 

■固定電話から携帯電話

 

固定電話から携帯電話への通話については1分課金となり、さらに単価も高くなります。(携帯キャリアにより異なりますが、割引が適用されても1分16円~18円程度が一般的な相場です

 

そのためコスト面から考えると、そもそも固定電話から携帯電話へのコール自体を極力避けたいものではあります。

 

コールボリュームが多いのであれば、弊社で提供の1秒課金プランにより大幅な削減も期待できますが、一般的なコスト削減としては、以下の「携帯電話から携帯電話」についての対策が現実的だと思っております。

 

■携帯電話から固定電話、携帯電話から携帯電話

 

この二つが非常に大きいのであれば、「かけ放題携帯」を法人契約することがシンプルな削減につながります。

 

ただし、企業が契約している端末を個人に貸出することになると、コスト面以外での管理が必要となります。特に、人の入れ替わりが多いという環境では、管理運用面をしっかりと整えた上での導入を推奨します。

 

弊社でも管理運用の方法から実際の導入までのお手伝いをさせていただいておりますので、気になった方はお気軽にご相談ください。

 

 

【社内へかけるケースでの通信費の削減】

 

社内での電話は、ビジネスフォンやIP電話を利用されていない場合にかかってしまう通信費は「ムダ」以外の何ものでもありません。

この場合の「社内」というのは、例えば外部の契約スタッフなども含まれます。

 

そういう場合は電話とは別のコミュニケーションツール、例えば専用のLINEグループの活用なども一案です。

ただし、どうしても個人端末での利用となると情報漏洩などの懸念も出てまいります。

 

会社としてそういった点の管理を重視するのであれば、例えば

 

  1. 社内にはIP電話のハード端末を導入
  2. スマートフォン端末にIP電話のアプリをインストール
  3. 社内の電話機から個人のスマートフォンへの電話を内線化する(=無料)

 

という形も検討できます。こういったIP電話の導入も弊社ではご提案可能です。

 

 

【通信費のコスト削減ポイントを探せ!】

 

ここまでの情報を元に、改めて電話料金の明細を見てみましょう。どこかに必ず「あれっ?」と思う部分が発生してくるはずです。

 

まず、一番料金が高くかかっている項目に注目してみてください。この部分はいわゆる固定月額なのか、通話料金なのか、という所で見直しポイントが変わってきます。

 

通話料金が多い場合には、さらに分析ポイントは増え、契約の電話会社によっても項目が異なったり…と複雑になり、どうしても専門知識が必要になってきます。その場合はプロに相談するのが最も手っ取り早い方法です。

 

通話料金の分析については弊社の得意分野ですので、削減ポイントにご興味がありましたら、ぜひ一度お問い合わせください。

 

 

【無料コンサルティングもご利用下さい】

 

「通信費が意外とかかっている」

「よく考えたら内線にできるのでは?」

「忙しいから1分程度の通話が多い」

など、電話の使用方法を分析すると、様々な傾向が企業様によって見えてくるはずです。それにより削減に向けてどのように対策していくかはケースにより異なります。

 

毎月、当たり前のように支払っている通信費も、年間を通すとかなりの金額になりますので、一度見直しをすることをお勧めします。

 

弊社は電話、通信のプロフェッショナルとして、お客様の通信についての様々なお困りごとを解決しております。無料コンサルティングも行っておりますので、ぜひお気軽にご連絡下さい。

 

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