お役立ちコラム:テレアポ業務効率化、通信費削減

お役立ちコラム

電話営業に欠かせないCRMの重要性

あなたの会社では営業担当者が電話営業をするときに、どのようなツールを使っていますか?

営業電話を大量にコールする場合や、コンタクトセンターを売モールスタートする場合などにはCTIがあると便利です。

 

こちらではCTIについてご紹介します。

 

crm-importance

 

【そもそもCTIとは何?】

 

コールセンターに欠かせないCTIとは電話やFAXをコンピューターの一部として統合するシステムのことを指します。

営業担当者やテレアポが大量の顧客データにコール活動をおこなう場合、CTIを導入することで業務の改善と効率化が図れるようになります。

 

 

【CTIの基本的な機能】

 

CTIはシステムにもよりますが、機能をそのまま使うだけではなく、使い方次第では活動件数やKPI管理、研修にも活用できるので、営業電話活動にはなくてはならないシステムなのです。

 

CTIの一般的な機能は

 

  • 通話録音機能
  • 発信履歴確認
  • モニタリング機能
  • ポップアップ機能
  • 顧客データ抽出、通話ログ記録

 

があります。

 

①録音通話機能

通話を録音しておくことで、会話の記録になります。

言った言わないの確認はもちろんですが、個人情報や大切な商談などを聞きなおし、精度の高い通話記録を完成させるのに役立ちます。

研修では、テレアポや営業担当者の会話の流れやクセなどを聞きなおしたり、会話が上手い人の通話ログを聞いたりすることで、会話のスキルアップが図れます。

 

②発信履歴確認

発信した番号を一日単位で記録できます。毎日の活動件数がわかるので、KPIの管理がしやすくなります。

 

③モニタリング

SVや研修担当者が、モニタリングすることで、会話の流れを把握できます。

架電先からの問い合わせについて、テレアポや営業担当者が言いよどんでいる場面をその場でフォローできるメリットがあります。

 

④ポップアップ機能

これからコールしようとする相手先の電話番号をクリックすると相手先の入力画面が立ち上がる機能です。

クリックしなくても、入力すれば自動的に画面がポップアップされるので、コールの前後の処理時間が短縮されます。

 

こうした機能をコール業務に利用しながら、スキルアップや研修にも使うことで、各段にテレアポや営業担当者のコールスキルが上達し、商談に結び付きやすくなります。

 

 

【クラウド型とパッケージ型どちらを選ぶとよいか?】

 

CTIはクラウド型と自社内に設置するパッケージ型があります。

クラウド型CTIは、自社内で専用機器を導入したり、回線工事をおこなったりする必要がないところがメリットです。

さらに自社内にデータを置いていないので、災害時などの復旧やセキュリティに関しても堅牢なシステムといえるでしょう。

クラウド上にあるので、導入までに時間がかからないので、すぐに始めたいという企業様にも最適です。

 

しかし、数か月から年間など長期間での契約が必須条件である場合や、利用できる最低席数が決まっているプランが多いのがデメリットです。

さらに機能が多すぎて実際に使いきれないこともあります。

初期投資が少なくても運用コストが大きくなることも懸念されます。

 

そこでクラウド型を導入する場合には、スモールスタートができるものや、必要最小限でシンプルなCTIを選ぶことが大切なのです。

 

自社内に設置するパッケージは、初期投資はかかりますが、運用自体は自社でおこなうことから、席数が増えたり、必要な機能を後から追加したりすることで対応ができます。いわば自社だけに特化した独自システムにカスタマイズしていくことも可能といえるでしょう。

 

しかし、社内に設置することから回線工事やシステム導入までに時間がかかることや、定期的なバックアップやセキュリティ対策などシステム管理者への負担も多いことがデメリットです。

そして選定時にある程度システム要件を考えていないと、本当に社内に合ったシステムかどうか判断する前に購入し、導入したけれど使い勝手が悪いということも起こってしまいます。

 

 

【スモールスタートで信頼のおけるパートナーを選ぶ】

 

CTIを選ぶときには、まずスモールスタートから開始することをおすすめします。

ドリームソリューションのクラウド型CTIなら、必要最小限の機能は備えているので、リソースが揃えられると簡単に始めることができます。

通話録音、ささやき機能やポップアップ機能、画面操作がワンクリックでできるなど、パソコン操作に慣れていないテレアポや営業担当者でも簡単に入力しやすいので安心です。

 

さらにドリームソリューションの「アシュラダイヤラー」はFilemakerと連動させてCTIとして使うこともできます。

まだクラウド型にするのか社内設置型にするのか迷うときには、初期費用を抑えて導入することができるので、テレアポの規模を小さくしたい、試験的に導入してみたいという企業様にもおすすめです。

 

来年度からの導入を検討したいという企業様も弊社ドリームソリューションまでぜひご相談ください。

 


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