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お役立ちコラム

パソコンに不慣れでも大丈夫!使い方簡単なCTIシステム

テレアポでCTIを利用する場合、製品によってはパソコンに不慣れな方やご高齢の方が使いづらく感じてしまい、肝心のテレアポ業務に集中できないといったことがあります。

 

道具が使いこなせないために仕事ができなくなってしまう環境では本末転倒。そのために貴重な人材が流出してしまうことも決して稀ではありません。これは会社にとって大きな損失です。

 

優秀なベテランアポインターにその能力を発揮してもらうため、弊社では使い方がとても簡単なCTIシステムを提供しています。

 

▼製品についてはこちらをご覧ください。

クラウドCTI「ドリームコール」 | 株式会社ドリームソリューション

 

 

【オペレーターはクリックするだけでOK!】

 

発信先リストの管理などはSV(管理者)が行うため、オペレーターはパソコンを立ち上げてシステムへログインするだけ。

 

ドリームソリューションが提供する「ドリームコール」は、基本的には3ステップだけの「クリックコール」です。

 

主な手順は、

  1. 「電話を架ける」ボタンをクリック
  2. 「電話を切る」ボタンをクリック
  3. 「結果入力」ボタンでステータスをクリック

たったこれだけ!

 
 

百聞は一見にしかず!
こちらがその操作画面です。

 

 

これまでCTIを使ったことがある方なら、「CTIってこんなにシンプルだっけ?」と思われるはず!

 

 

 

ヒアリング結果やコール結果入力の項目は、
アポ・不在・現アナ・再コールなど、あらかじめ項目を登録しておくことで、

  • プルダウンメニューで選択
  • ラジオボタンをチェック

というように、キーボードを使わなくても、マウスだけで入力を完了することができます。

 

 

【肝心のコール結果の詳細はどう対応する?】

 

その中で特に重要なのは「アポ」や「見込み」というコール結果です。

 

この場合はコール結果をより詳しく入力する必要があるので、メモ入力欄が用意されています。
でも、キーボード入力に不慣れな場合は、紙などにメモを取っておけばOK!
あとからメモを元に他のスタッフがキーボードで入力をすれば、効率的な運用ができます。

 

 

 

また、通話録音にも対応しているので、録音データの聞き起こしも可能です。

 

 

下記のように、録音したものをその場で再生することも、必要に応じて音声データをダウンロードすることもできます。

 

 

これなら「パソコンをほとんど使ったことがない!」という方も、少し練習をすればすぐに使えるようになるので、安心して業務を任せることができますね!

 

 

【テレアポに必須なたくさんの便利機能搭載】

 

さらに、オペレーターの使い勝手を変えずに、コール効率をUPさせる機能も搭載しています。

 

1.「オートコール」機能

 

テレアポを行っていると

  • 対話する時間
  • 対話結果を入力する時間以外の時間
  • 相手が電話に出るまでの時間

などが、とてももったいなく感じてきます。そのときに便利なのが「オートコール」機能です。

 

これは、電話をかけた先が不在で誰も出ないまま一定時間が経過すると、自動的に切断して次の番号に発信するという機能で、意外なほど時間の短縮につながります。

 

もちろんオートコール機能は随時オンオフを変更することができます。

 

2.さらなる効率UPは「プレディクティブコール」機能を!

 

この「プレディクティブ」という言葉は、聞きなれない方もいるかと思いますが、コールセンターには不可欠な機能です。

 

これは登録されているリストに対して、システムがオペレーターの席数より多くの回線数で自動的に発信し、繋がった通話のみをオペレーターに割り当てるというもの。

 

個人宅は不在であることが多いため、オペレーターが発信をしても、そのほとんどが待ち時間になってしまうケースが少なくありません。
そのため、そこはシステムに任せて、オペレーターにはトークに集中してもらおう!という仕組みです。

 

「電話を架ける」「不在だったら次に架ける」という部分をシステムが担当し、その先の「相手が出た場合」のみオペレーターが行うので、オペレーターは待ち時間なくトークをスタートできます。非常に効率的に業務を行えますよ。

 

「でも、オペレーターが全員の通話中の場合、誰も出られないのにシステムがひたすら電話を架け続けてしまうのでは…?

 

と心配される方がいるかも知れませんが、もちろん、そこは設定で架電数を調整することができます。

 

 

上の画面ががプレディクティブコールがオフ、下がオンとなっており、この機能を活用することで、業務効率のアップした運用が可能となります。

 

紹介した各機能は、以下の記事でもご説明しています。

コールセンター業界でよく使われる5つの用語

 

CTIを導入する一番のメリットはもちろんコール数のUPですが、その他にも2度架けの防止や一度発信した履歴(会話内容)の管理といったことも挙げられます。

 

始めのうちは慣れない部分もありますが、使い続けることで精度の高いリスト管理に繋がり、オペレーターのトーク分析といったトーク自体の質を上げる施策もできますよ。

ドリームソリューションではCTIシステムの導入はもちろん、テレアポの効率的な方法や組織管理のノウハウなども併せた、総合的なコンサルティングを行っております。

 

テレアポ業務のさらなる効率アップに興味がありましたら、ぜひお気軽にご相談ください。

 

▼製品についてはこちらをご覧ください。

クラウドCTI「ドリームコール」 | 株式会社ドリームソリューション


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