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お役立ちコラム

リモートワークに便利!スマートフォンでIP電話を使おう

前回のコラムでは、働き方として普及しつつある「リモートワーク(在宅勤務など)」での電話利用に関する注意点を紹介しました。今回は、企業が従業員にリモートワークで働いてもらうときに便利なIP電話のしくみについて説明します。

 

どこでも仕事ができる便利な世の中になりましたが、なるべく電話に出やすい場所を選びましょう。

 

 

【IP電話の便利なしくみ】

 

ひとことで説明すると、IP電話とはインターネット網を利用した通話システムです。

電話回線がなくても音声通話が可能で、インターネットにさえつながっていれば、利用場所を限定されることなくどこでも同じ番号で通話ができます。

 

■Skypeとどう違うの?

 

ときどき「Skypeでも通話ができるけど、どう違うの?」という質問を受けますが、Skypeの音声通話はチャットの音声版だと考えていただければよいでしょう。

アカウントがあれば気軽に始めることができる一方で、IP電話にあるような「留守電機能」や「内線機能」がありませんので、企業で利用するには使い勝手がやや劣る部分があります。

 

また、Skypeでは050番号を利用することはできますが、東京03などの市外局番は利用できません。IP電話サービスであれば03番号の利用も可能なので、取引先等との信頼性を考えて03番号を使いたいという方はIP電話を利用した方が良いでしょう。

 

▼詳しくはこちらをご覧ください

IP電話サービス | 株式会社ドリームソリューション

 

 

【IP電話の利用方法、受信などについて】

 

弊社のIP電話サービスでは、

  • 外出先にいる営業マンのスマートフォン(アプリ)
  • 自宅(在宅勤務者)のIP電話機(SIPフォン・ソフトフォン)

で、電話番号を共有利用することが可能です。

 

例えば、03‐5822‐0812という電話番号をIP電話に利用すると、オフィス・営業マンのスマートフォン・在宅勤務者のIP電話機のすべてで03‐5822‐0812の発着信が可能となります。

 

 

■着信があったらすべての電話機に知らせたい!

 

標準の設定であれば、外線が入ったときはこの電話番号を設定したすべての電話機に着信が来ることになるので、万が一オフィスに誰もいなかったというときでも、必ず誰かが出てくれるので安心です。

 

▼こちらが着信画面です。

 

あらかじめ電話帳にを登録しておけば、このように社名が出るのですぐわかります。

 

■外線は特定の電話だけ受信したい!

 

「すべての端末に着信が来るのではなく、総務や営業担当の電話だけに着信させたい」というケースもあると思います。そういう場合はもちろん、個別に着信の設定を行うことで可能です。

 

▼設定画面も簡単操作です。

 

※設定内容は一部オプション(有料)となります。詳しくはお問い合わせ下さい。

 

 

【IP電話利用、スマートフォンを含めたケーススタディ】

 

よくあるケースとして、スマートフォンを含め複数台が同じ電話番号を利用するが、着信はオフィスにあるIP電話機だけにするというものです。

 

1. 外線を着信する

着信が入ったら、オフィスにあるIP電話機だけが鳴ります。

 

2. 営業Aに内線で呼び出す

用件が外出中の営業マンAだった場合、電話をいったん保留にしてAのスマートフォン(IP電話アプリを利用)を内線で呼び出し、「○○さまからお電話が入っております」と伝え、電話に対応できるかどうか確認をします。

 

3. 外線を営業Aのスマホに取り継ぐ

営業マンAが電話に出られる状態であれば、保留中の電話を外出先の営業マンAがスマートフォンで受けます。

 

4. これを在宅勤務、リモートワークで活用することが可能です

外出中の営業マンが利用できるということは、自宅はもちろんカフェやコワーキングスペース、シェアオフィスなどで仕事をしている人も使えるということです。

 

▼発着信履歴画面です。

 

端末の発着信履歴はセンターのシステムでも管理されますので、まさにリモートワークにうってつけです。

 

 

【リモートワーカーの集中力が上がったというメリットも】

 

リモートワーカーは専任ではなく他の企業の仕事と掛け持ちをしていることが多いので、他の業務が多忙なときには、ひとつの業務に集中できなくなるということがしばしばあります。

 

そういうときでも、専用の電話が自分にかかってくるという意識があるので、業務がおろそかになったり、締め切りに間に合わなかったりなどということが少なくなったというメリットも聞いています。

 

働き方の多様化にともない、電話のあり方もどんどん変化しています。時代に合わせて仕事のコミュニケーション手段を変えていくのに、IP電話はとても適したツールだと思います。

 

ドリームソリューションでは、企業様それぞれの通信状況などをコンサルティングし、最適な通話の手段や通信料削減のためのプランをご提案しておりますので、お気軽にご相談ください。

 

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