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お役立ちコラム

IP電話を効率的に使いこなす!営業の業務改革を

営業担当者は、企業の業績に直結する新規や既存顧客からの案件創出を行うために、さまざまな業務を請け負っています。

働き方改革や残業時間を少なくしようと世間では叫ばれています。

 

しかし、営業担当者は業務が多岐に渡るため、一人ですべての業務を請け負うと残業や休日出勤は免れないという方もいることでしょう。

こうした営業担当者の負担を軽減させるためには、営業事務やテレアポなどの分業を推進させることが大切です。

 

sales-ipphone

 

 

【スポットで電話担当者を作る】

 

営業担当者の大きな負担となるのは、顧客や新規顧客開拓のための電話営業です。

特に、新規顧客開拓をする場合は、1件の顧客を開拓するまでに膨大なコール活動が必要と言われています。

 

営業担当者の中には
「対面営業は得意だけれど、顔が見えない相手と会話をするのは苦手」
「見込みがあるかどうかわからない顧客にアプローチするのは時間がかかる」
と考えている担当者も少なくありません。

 

電話での顧客開拓やニーズ発掘は、正直時間がかかるものです。

 

このような場合には、スポット的に電話活動の担当者を作るのも、営業担当者の業務負担を改善することが可能になります。

 

 

【在宅勤務者やフリーランスに、電話営業を依頼する】

 

短期的な電話営業を行う場合には、在宅勤務者やフリーランスに業務を委託するのも一案です。

コールセンターに依頼すると、スポット的な利用が難しかったり、費用が掛かりすぎてしまう場合もあるからです。

 

在宅勤務者やフリーランスに業務委託をすれば、短期間でコール活動をしてもらえるので、わざわざ専用部隊を立ち上げる必要もありません。

 

フリーランスの場合には、電話営業のスキルが高く経験豊富な人材が請け負うこともあり、会話マナーの研修から行うといった手間が必要ないというメリットもあります。

 

 

【社内の電話番号を共有する】

 

在宅勤務者やフリーランスのテレアポを利用する時に、課題になるのは、物理的な問題もあります。

フリーランスや在宅勤務者が懸念するのは

「電話番号通知はどうするか?」

という問題です。

 

電話番号を通知非通知でコール活動を行った場合、企業でも個人宅でも電話自体を取ってもらえないという問題が発生しやすくなります。

架電先に信用してもらうためにも、電話番号を通知することで、通話率が上がる場合もあります。

 

在宅勤務やフリーランスの自宅や個人所有の携帯からの電話を行う場合、顧客からの問い合わせもすべて個人へかかってきてしまいます。

さらに、個人の電話番号が架電先に知られてしまうのは、個人情報の観点からもフリーランスや在宅勤務者としては良しとしないことも少なくありません。

 

このような場合に便利なのが「IP電話」です。

 

 

【IP電話を使いこなすと営業の業務が負担軽減出来る】

 

IP電話は、インターネット回線を使った電話システムです。

電話回線がなくても、インターネットが接続される場所であれば利用場所がどこであっても同じ番号で電話をすることが出来るのです。

 

Skypeでも通話が出来ますが、IP電話はSkypeより営業電話を行う場合、

  • 留守番電話機能
  • 内線電話機能

があるので、企業での営業活動には向いています。

 

また電話番号を「050」の番号だけではなく、東京「03」の市外局番が使えるので、東京の本社や事業所と同じ電話番号でコールすることが可能になります。

本社の電話番号からの電話なので、架電先から信頼してもらいやすくなります。

 

このIP電話は在宅勤務者やフリーランスとも共用出来るので、顧客への信頼感やコール担当者の安心感も断然異なってくるのです。

 

 

【顧客からの受話にも対応可能!たらい回しもお待たせもしない】

 

コール活動をしている場合、顧客からの問い合わせがかかってくる場合があります。

担当者のスマートフォン宛てにIP電話の番号でコールを行うと着信履歴が残るので、架電先の担当者も簡単にコールバックしやすいのです。

 

着信が合った場合も、IP電話なら企業の電話にかかってくるので、フリーランスや在宅担当者が不在であっても社内の誰かが電話を取ってもらえる安心感があります。

テレアポだけを担当しているフリーランスや在宅勤務者の場合、技術的な質問や営業担当者へ取り次いでほしいといわれても、すぐに対応出来ないことが想定されます。

 

こうした場合にも総務、営業担当の電話だけに着信させる設定が可能なため、顧客をお待たせしたり、たらい回しにしたりすることなく、スムーズに対応出来ます。

 

また、フリーランスや在宅勤務の場合には、電話業務以外の仕事も担当しているケースもあります。

着信電話が来ないことで、仕事にも集中することも出来て安心です。

 

 

弊社ドリームソリューションでは、お客様の通信状況の改善や通話料金の削減など、電話に関するさまざまなノウハウで企業の営業活動をサポートいたします。

ぜひお気軽にお問い合わせください。

 


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