2017/05/19
通信料削減・秒課金サービス
要確認！ビジネスフォンご利用状況の最適化チェック
企業が事業を拡大するに伴い人員規模が増えていくと、家庭用電話機を複数並べる構成での業務に限界が出てきます。そのため、一定の規模以上になると多機能電話、いわゆるビジネスフォンの導入が必須になります。
ビジネスフォンの導入により、複数番号（複数事業部）をひとつの電話で受信・発信できる他、いわゆる保留や内線まわしなどが可能になり、業務効率が向上します。
今回、弊社の視点（電話会社の視点）で、御社の現在のビジネスフォンのご利用環境が最適であるか、というチェックポイントを挙げたいと思います。
事業を拡大される企業様はぜひお読みください。
【ビジネスフォンに接続されている電話回線をチェックしよう】
家庭用の電話機は、1台に1本の電話線をつないで利用できるもので、親機と子機、というように複数人数で使用できますが、これをもっと多様に利用できる電話機を「ビジネスフォン（多機能電話機）」といいます。
ビジネスフォンのメリットとしては、以下のような機能が一般的です。
- 1台の電話機に複数の電話番号を割り付けできる
- 外線だけではなく内線で設置の電話機全てで利用できる
- 聴話ができる（モニタリング機能）
ただ、ビジネスフォンは、単純に電話機に電話線を差し込んでもご利用はできません。
- 構内交換機PBX（主装置）に電話会社の電話線を必要数まとめて差し込む
- そのPBX・主装置からビジネスフォンまでの電話線を別途引き込みをする
という設備と作業が必ず必要になりますので、導入する場合は、初期コストがある程度かかります。
以下の図が家庭用電話機とビジネスフォンでの電話端末までの接続の違いとなります。
上記の「電話線を一度PBX・主装置に電話回線を必要数差し込む」というところがチェックポイントとなります
「導入した時の環境から現状の環境が変わっているのに、コストは導入時のまま」という場合があります。
まず、実際のビジネスフォンの台数をカウントし、現状の電話料金のご請求書内訳をチェックして頂きます。チェックする項目は、「同時ch数」※となります。
※各電話会社により、同時ch数」がどのようにご請求書内訳から読み取れるかは異なっており、わかりづらいケースもあります。弊社で分析させていただくことも可能ですのでお気軽にお問い合わせください。
【電話回線をチェックしたらパターンを確認しよう】
このチェックから、以下の3パターンに分けられます。
■同時ch＞ビジネスフォンの台数
当然のことですが、同時ch数が、ビジネスフォンの台数より多いということは、ビジネスフォンすべてをご利用してもまだ通話できる余りがある、ということになります。確実に無駄なch数です。
「今後、人員や事業部の拡大を見込んでいる」以外の場合は、すぐにでも電話回線契約を見直しされることをお勧めします。
■同時ch=ビジネスフォンの台数
ビジネスフォンの台数すべてで同時に通話ができる、という形は
- テレアポ等の発信業務が多い営業会社様
- お客様お問い合わせセンター等の受信業務が多い
といった場合に限れば、理論的には正しい構成かと思います。
ただし、一般的な実務上では「常にすべての席が埋まり、かつすべての人が通話をしている」というシーンは少ないので、同時ch数を少し減らすことも検討できる環境です。
「テレアポ等の発信業務の場合、稼働率7割程度」というのが弊社実績の平均値ですので「同時chはビジネスフォン台数の70%程度」を参考指標としていただければと思います。
■同時ch＜ビジネスフォンの台数
一般的な企業様の場合「同時ch数がビジネスフォンの台数よりも少ない」という形が通常です。
あくまでも「同時ch数」ですので「1日の業務の中で、同時に何人が電話を発信し、受信の電話が来るのか」を見極めていただくことが、最適のコスト見直しにつながります。
具体的に一般企業様であれば、ビジネスフォン10台に対して同時2～4ch程度で十分だろう、というのが弊社の見解です。
【販売業者任せの場合は要注意です】
弊社の通話料金コスト削減の営業活動の中で、実際のご請求書とビジネスフォン環境を拝見させていただく機会がありますが、分析結果がバランスが悪いものである場合があります。
そういう結果をお伝えしたときに、お客様からは「ビジネスフォンについては販売業者に任せているのであまりよくわからない」という回答が多いのです。
例えば「電話回線も一緒にお申込みいただければ、ビジネスフォン工事は無料です」という販売展開を行う販売業者があります。
これ自体のビジネスモデルが「電話回線の取次ぎをすることで得られる電話会社からの販売手数料で、工事費を相殺させる」という仕組みなので、「回線数を多く申込いただくと、その分利益が大きくなる」ということになります。
このビジネスモデル自体を否定はいたしませんし、お客様側が納得、合意されているなら問題ないのですが「初期費用は安いけれど、月額コストは高く、なおかつ契約縛りも長い、という場合もございます。
繰り返しになりますが、「同時ch数」=「ビジネスフォンの台数」ではありません。従って「ビジネスフォン20台ですから、20chの回線が必要ですね」というようなことはありません。
このようなトークの提案がありましたらご注意頂き、ご不安な点がありましたらぜひ弊社にお気軽にご質問頂ければと思います。
以上、ビジネスフォン導入の環境についての回線数のチェックポイントでした。
▼お気軽にお問い合わせ下さい。