2018/04/03
コールセンター、オフィス構築
通信費削減 不要な回線に気をつけろ！
このコラムで何度も触れている「回線」の問題。多くの企業で不要な契約回線があり、それが無駄な経費となっています。
コンサルティングをすると、ビックリするほど膨大な不要回線があることも！
通信業界では常識ですが、意外と知られていないこの「回線」の問題を今回は詳しく説明します。
回線がダブついているのも問題ですが、営業マンが多い場合は少なすぎるケースも。
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【そもそも回線数とは？】
■導入時は必要な回線数をシミュレーションしよう
回線数とは電話番号や電話機の数のことではなく、通話チャンネル数のことを指します。ビジネスフォンであれば、外線電話を一度（同時）に通話する回線数を表します。
この回線は、一般的には一事業所の3～4割程度と言われていますが、事業内容などにより必要な回線数は異なってきます。例えば、
- 少なくても済む場合
開発会社で営業が数人しかおらず、主にメールやチャットでやり取りをし、電話を使う頻度が少ない場合。 - 多くした方が良い場合
販売事業を行っており、営業が中心となっている場合。また、頻繁に外部から電話がかかってくるような場合。
こういったことを踏まえて、必要な同時通話数分をシミュレーションして算出します。間違っても従業員の数だけ必要というわけではありませんのでご注意ください。
■将来的に必要な回線数も想定しておこう
例えば、1年後に事業規模を拡大する予定があり、外線電話が増えることが予想される場合は、あらかじめ回線を増やしやすい設計にしておきます。
1年後のオフィスのレイアウト（机がどこに増えて電話が何台追加になるか等）を考慮しておけば、増設が必要になったときに慌てることもありません。
また、それを想定することにより、ビジネスフォンの選定や見直しが必要にもなります。機種により、電話機の最大接続数が変わってくるので、性能（スペック）と金額を照らし合わせ、あらかじめ最適な電話機を導入することをお勧めします。
【テレアポをするときに気をつける回線の問題】
ここまではすべての企業に必要なこと、ここからはテレアポを行う企業が特に気をつけるべきことです。
当然ですがテレアポをしている最中は、アポインターが1人なら1回線、2人なら2回線が埋まってしまいます。回線数がそれほど多くない場合は、あまり電話がかかってこない時間帯にテレアポをする方が無難です。
しかし、そんな都合を優先してお客様先の良い時間帯にかけられず、結果として機会損失になってしまうのでは本末転倒です。
テレアポから売上に繋げる会社にとっては、このような問題は会社生命に関わると言っても過言ではありませんので、あらかじめ
アポインターの人数＋その他必要と思われる回線数＝全体の回線数
にしておくことが無難かと思います。
ここを無視して固定費を削り、必要最低限の回線数にしてしまうと
- 発信できない
- お客様が電話をかけても、こちらが通話中のため受信できない
などといった問題が発生してしまうためです。
それでも、回線数を過剰にしてしまうと固定費が高くなってしまいます。とても難しい問題なので、シミュレーションを重ねていただき、場合によってはIP電話の導入などを検討しても良いかと思います。
▼IP電話についての記事もご参考にしてください。
法人契約の携帯電話、コストダウン！IP電話を検討しよう（1）
法人契約の携帯電話、コストダウン！IP電話を検討しよう（2）
【回線の見直しをしよう！】
ここまでは回線についての基礎知識やテレアポで気をつけることなどを説明しましたが、ここからは「無駄な回線」をどのようにシミュレーションするかについてお話していきます。
■10人規模の事務所で2人が常駐の事務員、8人が営業マンのケース
このケースでシミュレーションしてみましょう。多くの場合、営業マンは電話をする機会が多くなりますが、外出をすることもあるので、8人が同時に電話をすることはあまり考えられません。
しかし、たまたま外回りがない場合も考えられます。8人全員が社内で電話を使うことがあると、最低でも8回線ないと電話を使えない営業マンが出てきてしまいます。
また、8回線あったとしても、回線数は同時通話（発着信）を指しますので、8人が同時に電話をした際は回線がふさがってしまいますので、着信を受けることができなくなってしまいます。
つまりこのような場合は、営業マンの数より多く回線数が必要ということになるのです。
回線を少なくすることで経費削減できますが、実際電話ができないとなりますと営業自体に支障をきたしますので本末転倒です。
運用面でどの程度回線が必要かを一度専門の会社に相談するのも経費削減のひとつの手です。弊社では、無料にて相談を受け付けていますのでお気軽にご相談ください。
※弊社は悪質なビジネスフォンなどの売りつけなどをする企業ではございませんのでご安心下さい。
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