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お役立ちコラム

通話料削減の極意:シミュレーションをしましょう!

電話営業による通話コストがかさんでいる可能性がある、でもこれが高いのかどうかよく分からない…。実際のところ、他社の例などがなければ、通話料が妥当なのかどうかの判断ができないと思います。

 

そういう場合はぜひ、シミュレーションすることをお勧めします。今回はそのシミュレーションについて順を追って説明いたします。

 

具体的に役立つ内容ですので、ぜひお読みください!

 

電話営業の通信費見直し シミュレーションしよう

オフィスの一角で行われている電話営業。

よくある風景ですが、ここを意識するかどうかで通信コストがまったく違ってきます。

 

 

【電話営業のシミュレーションの手順】

 

■シミュレーションの条件

 

シミュレーションをする前に現在の利用状況を確認しましょう。利用状況を確認することにより、通話時間の他にどのような作業時間等が掛かっているか分かるので、業務効率の改善にも役立ちます。

今回は、以下の条件で電話営業をした場合のシミュレーションです。

 

  • CTI等のシステムは導入せずに、手動で発信する(手でダイヤルプッシュ)
  • BtoC、つまり一般家庭に営業をする
  • 架電先リストは紙またはExcelで管理

 

 

■気をつけたいのが「通話料がかからない」作業時間

 

シミュレーションをすると分かりますが、作業時間には「通話をしていない」時間がかなり含まれています。(そのような時間を短縮するために、最近はCTIシステム等の導入が進んでいます)

 

先ほど確認したシミュレーション条件をもとに作業工程を切り出してみると、このような感じになります。

 

赤は通話料金が発生する青は発生しない部分です。

 

  1. 架電先の顧客情報を確認:約10秒
  2. ダイヤルプッシュしてから、電話が繋がるまで:約10秒
  3. お客様と会話、もしくは留守電:数秒~数十秒(平均30秒前後)
  4. 電話を切り、架電結果を紙リストへ記入またはExcelへ入力:10秒から、長い場合は1分程度

 

1. 2. 4. を合計した時間と比べて通話料金がかかる時間はほんの一部ですね。そう考えると、「電話営業を1時間した」場合でも、通話には1時間もかかっていないことが分かります。この場合、通話時間は長くても20分程度だと考えましょう。

 

【実際の通話のシミュレーション】

 

さらに具体的に、通話内容のシミュレーションをしていきましょう。(このとき、実際の通話を録音して時間を測ってみることもオススメです)

 

留守電だった場合

掛けた先が留守電だった場合は通話料が発生します。すぐに切ってしまえば数秒、メッセージを残す場合は「留守番電話のアナウンスが流れる:約5〜8秒」「社名と用件をメッセージで残す:約20秒」程度で考えると30秒弱くらいかと思います。お客様と話せていない留守電で30秒!ちょっとした通話にも匹敵する長さです。

 

相手が電話に出た場合

電話を掛けて相手が出る。以下のようなやりとりがあったと仮定します。

 

お客様「はい、●●です」

営業マン「はじめまして、お忙しいところ恐れ入ります。△△の商品を取り扱っている△△商事の□□と申します。本日は、お忙しい主婦の方に便利な△△の商品のご案内をしたくお電話させていただきました」

お客様「あ、うちは必要ないので、失礼します」

 

よくある一般的なやりとりですが、これでだいたい20秒位です。

 

ガチャ切りをされてしまった場合

ガチャ切りの場合はもっと極端です。

 

お客様「はい、●●です」

営業マン「初めまして、お忙しいところ恐れ入ります。△△の商品を取り扱っている△△商事の□□と…」ガチャ

 

この場合、お客様は「営業電話だと分かった瞬間に切ろう」と考えているので、ものの数秒で終わってしまいます。そのため、10秒にも満たない通話になります。

 

ここまでをまとめると、

 

  • 留守電のメッセージに入れる:30秒
  • 相手が出たが断られた:20秒
  • ガチャ切り:長くても10秒

 

もちろん、これら以外にも数分以上の通話も発生します。しかし、電話営業をされている皆さまであれば経験済みだと思いますが、具体的な話を聞いてくれて、さらにクロージングに至る電話は全体のごく一部です。そのため、忍耐強く、ひたすら電話をかけ続けることが電話営業の使命とも言えます。

なので上記のような超短時間の電話が、どうしても大半を占めることになります。

 

 

【どんな電話でも3分ぶんの料金がかかる!】

 

ここまでの説明で、通話時間のほとんどが30秒以下だということがご理解いただけたかと思います。これは実際に弊社の統計データにも表れており、

 

  • テレアポの約6割が30秒以内
  • テレアポの約2割が31〜60秒

 

となっています。
テレアポ通話時間の表

 

 

【テレアポ・電話営業には、分課金プランは不向き!】

 

現在、法人の多くで利用されているのが「3分を基準とする分課金」です。3分xx円といったような課金プランで、NTTやソフトバンクなど多くの電話会社がこの料金体系のプランを提供しています。

実は、この分課金プランで営業電話を行うと料金がとても割高になってしまいます。3分課金の場合は3分通話した金額と、20秒通話した金額は同じです。なぜなら「3分まででこの金額!」ということだからです。

 

つまり、差分の2分40秒分は無駄に払っているということになります。非常にもったいないですよね。

 

次回は、ここを解決していくための秒課金プランについて改めて説明していきたいと思います。

 

 

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