お役立ちコラム:テレアポ業務効率化、通信費削減

お役立ちコラム

在宅勤務やテレワークをシームレスにする方法

コロナウィルス対策で在宅勤務をする企業様が増えてきています。

もともと働き方改革でテレワークを推奨する動きはありましたが、外出を控える動きが要請される中で、テレワークを余技なくされる企業様も多いのではないでしょうか?

 

今はテレワークや在宅勤務をしていないという企業様こそ、有事に備えていつでもテレワークができる環境を整えることが重要です。

こちらでは自宅にいながらも企業活動として重要な営業活動やコール活動にフォーカスをあて、スムーズに在宅勤務やテレワークが実現できる方法を紹介します。

 

howto-telework

 

【在宅勤務やテレワークを導入すべきメリット】

 

在宅勤務やテレワークをおこなうことで企業様のコスト削減はもちろん、社員の方にもメリットがたくさんあります。

 

 

【テレワークは働き方の自由度が上がる】

 

テレワークは働き方を自由度が上がります。

コロナウィルス対策のような危機管理以外にも、育児、介護休業をしている社員の方にとって、通勤時間が不要になることや自分のライフスタイルに合った仕事をすることができます。通勤時間がなくなることや保育園へのお迎え、家事の時間も取りやすくなるメリットがあります。

 

 

【インターネットがあれば、営業活動もシームレスに】

 

デスクワークやテレビ会議はもちろんですが、インターネットが接続されている環境ならIP電話を使って1日のうち数時間、電話でのコール活動や既存顧客への電話でのフォローなどを依頼することもできます。

既存顧客以外にも新規の顧客開拓もできるので、電話でのアプローチと訪問あるいは、メールやチャット、電話会議を組み合わせることで、在宅やテレワークでも営業活動をおこなうことができるのです。

 

 

【リソース不足ならフリーランスに分業を依頼して】

 

単発のテレアポや営業事務、秘書業務を依頼したいなら、フリーランスに依頼する方法もあります。

災害や感染症などで在宅勤務が当たり前となった場合、社員への細やかな指導や研修、コミュニケーション不足が懸念事項として考えられます。

 

電話や営業事務の経験豊富なフリーランスに依頼することで、ある程度のコールスキルやマナーなどを担保することができるうえ、研修や社内コミュニケーションなどの時間やリソースを割くコストが少なくて済むケースもあります。

フリーランスに依頼することで必要な時期だけ依頼することもできるので、専属の社員に依頼することも必要ありません。

テレワークでは社内の業務に集中し、テレアポの報告や結果を待ちながら自宅で自身の仕事に集中することが可能になります。

 

 

【テレワークに営業電話やテレアポを組み込む方法】

 

具体的に在宅で営業活動(テレアポ)をするためには何が必要になるのか具体的に紹介いたします。

 

IP電話を携帯や家庭用電話機で使えるようにする

テレワークでは、インターネット環境と電話が不可欠です。特にテレアポや企業への電話業務が多くなる場合には、以下の点をポイントにして導入を検討することをおすすめします。

 

会社の電話番号が使えること

会社の電話番号が使えることは、在宅勤務者やフリーランスがテレワークで電話をするうえでの安心材料になります。

自分で電話料金を負担することなく、インターネット回線を使って仕事できるうえ、IP電話なら家庭用の電話機より電話料金が安くなるというメリットもあります。

 

番号が通知されていること

フリーランスや在宅勤務者が電話で営業活動をおこなう場合、相手が新規の顧客なら「どこからかかってきているのか」と不審がられることも少なくありません。

相手先の企業によっては「番号通知もできない会社からの電話は受けられない」という場合もあります。

 

かけ先の担当者が不在の場合には「折り返し電話がしたい」という場合もあります。もし番号を相手に通知できない場合には、ビジネスチャンスを失ってしまうこともあるのです。

 

  • 相手に番号通知ができる。
  • テレアポが折り返しの電話番号を知っておいて相手に伝えられるようにしておく。
  • 相手から折り返しの連絡をもらったときには、代表番号にかかる
  • 代表の受付の人は、テレアポがその会社に存在する人(フリーランスや外部委託の場合)であることを把握していること
  • 電話料金が3分課金ではなく、1秒課金になること(不通や不在の電話が多いため)
  • コール担当者以外はテレワークの使う番号でコールしないこと(つながる電話は料金が高くなるため)

 

などをポイントに導入検討するようにします。

 

リストや通話ログは簡易CTIで管理する

テレワークを導入する場合には、個人情報も含めたコール先のリストや、架電した内容を残すログと録音ログを残しておく必要があります。

社内のインターネットを利用した場合には、Filemakerを使った簡易CTIやクラウドCTIなどを使って、リストやログの管理をします。

テレワークがリモートからアクセスできるように管理しておくことや、操作性が容易なものであれば、難しい研修やOJTが不要になります。

 

急な在宅勤務や災害時でも営業活動は止めたくない企業様はぜひドリームソリューションにご相談ください。

在宅勤務のノウハウやコスト削減、テレワークを円滑に始める方法をコンサルティングいたします。お気軽にご相談ください。

 


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